代購庫存管理怎麼做？從 Excel 到系統的 5 個步驟

2026-10-10

代購和小店最常遇到的問題，通常不是沒客人，而是庫存亂掉：Excel 上寫還有貨，架上卻找不到；同一件商品重複叫了兩次；貨到了，又要翻訂單對是誰的。這篇整理我們自己門市實際在用的 5 個步驟，從 Excel 開始也能做。

1. 先把「商品」和「庫存」分開記

很多人一張表從頭記到尾：商品名稱、客人、數量、日期全部混在一起。結果同一件商品出現在十幾列，根本算不出現在剩多少。

建議至少分成兩張表：

• 商品表：一件商品一列，記型號、顏色、尺寸、進價、售價。
• 庫存異動表：每次入庫、出貨、退貨都記一列，寫日期、商品、數量（入庫為正、出貨為負）。

目前庫存就是「異動表加總」。這樣任何時候都能查到某件商品為什麼變少、是哪天賣掉的。

2. 每件商品都要有唯一編號

「黑色後背包」「後背包黑」「BAG 黑」在 Excel 裡是三件不同的商品。最簡單的做法是用廠商型號，或自己編一個「品牌＋型號＋顏色＋尺寸」的編號，之後所有表格都只用這個編號。

3. 叫貨前先看「已訂未到」

漏叫、重複叫，通常是因為只看現有庫存，沒看已經叫了、還在路上的貨。叫貨前要同時看三個數字：

• 現有庫存
• 已向廠商訂購、還沒到的數量
• 客人已下單、還沒出貨的數量

「現有＋在途－待出貨」小於安全庫存，才需要補貨。

4. 入庫時就對好是哪位客人的

代購最花時間的是貨到之後的對單。如果叫貨時就記下「這幾件是哪幾位客人的」，入庫時只要掃一下或勾一下，就能直接知道要通知誰、要分給誰，不用再翻訂單。

5. 什麼時候該從 Excel 換成系統？

Excel 適合剛開始的時候。出現下面這些情況，就代表 Excel 已經不夠用了：

• 一天要回好幾次「我的貨到了嗎？」
• 每週都有賣超或缺貨
• 商品超過一兩百項，找一筆資料要捲很久
• 不只一個人在改同一份 Excel，常常互相蓋掉

這時候比較適合用庫存管理系統，讓入庫、出貨自動加減庫存，叫貨清單自動整理，到貨日也記在同一個地方。

現成系統還是客製化？

現成的庫存軟體功能多，但常常要配合它的流程，例如一定要在系統裡下採購單。如果你跟廠商是用 LINE 或 Excel 叫貨，用起來就會卡卡的。

客製化的好處是照你現在的做法設計：你怎麼收單、怎麼跟廠商叫貨、怎麼通知客人，系統就照那個流程走，員工不用重新學一套。